Noord-Holland

In de statencommissie Financiën en Bestuurlijke Organisatie is de door PricewaterhouseCoopers opgestelde evaluatie van de reorganisatie besproken. Daarbij is ook gesproken over de situatie van de ambtenaren die ontslag boven het hoofd hangt. Mienk Graatsma heeft in de commissie aangegeven dat problemen in de provinciale organisatie niet voorkomen uit vermeende competentiegebreken van de medewerkers, maar uit het ontbreken van enige aansturing bij de provincie: gebreken aan de aansturing van het college van Gedeputeerde Staten door Provinciale Staten, ontbreken van aansturing van de ambtelijke top door Gedeputeerde Staten en gebreken aan de aansturing van het ambtelijke apparaat door de directie.

De speech van Mienk Graatsma in de statencommissie luidt als volgt.

De afgelopen statenperiode zijn wij geconfronteerd met een aantal zaken die niet goed lopen. Als ik dat zeg, bedoel ik niet alleen de slecht uitgevoerde reorganisatie.
 De Randstedelijke rekenkamer constateerde dat er nauwelijks of niet gestuurd werd op de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het effectiviteit van het beleid.
 Uit onderzoek van de staten zelf bleek dat er aan de wijze van aanbesteden veel te verbeteren is. Op dit vlak kwamen de staten met 21 aanbevelingen en 3 moties.
 De planning en control in de ambtelijke organisatie is sinds jaar en dag een doorn in het oog van de staten.
 Rapportages van de provinciale controller geven aan dat de administratieve organisatie niet op orde is.
 Een volgend punt is de rechtmatigheid van de bestedingen van provinciaal geld. Het onderste uit de kast moest er gehaald worden om de rechtmatigheid achteraf te corrigeren.

Indien de reorganisatie die de afgelopen 4 jaar heeft plaatsgevonden, geëvalueerd wordt, heb ik behoefte om te weten of en in hoeverre er verbeteringen op voorgaande punten te constateren zijn. In mijn optiek zou het normaal geweest zijn, indien Gedeputeerde Staten contact had opgenomen met Provinciale Staten om over de opdracht voor de evaluatie te overleggen. Dit te meer omdat het verzoek voor de evaluatie afkomstig is uit de staten. Het spijt mij om te moeten zeggen dat ook hier het college weer een steek heeft laten vallen. Het college heeft het - zoals gewoonlijk - overgelaten aan de ambtelijke top om die opdracht te formuleren en uit te voeren. Waar dit toe leidt, hebben we eerder mogen meemaken bij de evaluatie van het plaatsingsproces.

Waar het om gaat, is de aansturing van de provincie. Alle voorbeelden die ik net aanhaalde, hebben te maken met die aansturing. Ik onderscheid een drietal fasen in die aansturing.
 In de eerste plaats gaat om de aansturing van het college van Gedeputeerde Staten door Provinciale Staten.
 In de tweede plaats gaat het om de aansturing van de directie van de provinciale organisatie door het college.
 En in de laatste plaats gaat om de aansturing van de provinciale organisatie door de ambtelijke top.

Aansturing college door Provinciale Staten
Dat er aan de aansturing van het college door Provinciale Staten het een en ander te verbeteren is, hebben we kunnen lezen in het rapport van de Randstedelijke Rekenkamer. Wat Provinciale Staten willen wordt onvoldoende vertaald in doelstellingen en prestatie-indicatoren op het gebied van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.
Als voorbeeld kan het collegeprogramma 2003-2007 aanhalen. Dit is een stuk van 26 bladzijden met ongeveer 70 aandachtspunten. De rapportage van het college ‘bruggen geslagen’ is niet meer dan 24 bladzijden met geschreven tekst en veel wit en foto’s. Uit de rapportage is geen enkele visie te ontlenen wat nu eigenlijk de bedoeling was. Fragmentarisch is een relatie te leggen met het collegeprogramma.

Dit lijkt waarschijnlijk op een aanval op het college. Dit is echter niet mijn bedoeling. Als statenleden moeten we het boetekleed aantrekken. Wij zijn blijkbaar niet in staat om wat wij willen in duidelijke SMARTe opdrachten aan het college kenbaar te maken. Opdrachten in de vorm van duidelijke doelstellingen en prestatie-indicatoren. Nu geeft de directie van de ambtelijke organisatie een eigen invulling aan wat wij als staten willen. Zo zie ik dan ook de rapportage “bruggen geslagen”.

Nu de directie van de ambtelijke organisatie blijkbaar niet in staat om het college te helpen bij het SMART maken van hetgeen Provinciale Staten willen, zullen de nieuwe staten in mijn optiek de hulp in moeten roepen van de provinciale griffie. Die griffie is op dit moment de natuurlijke bondgenoot van de staten en de nieuwe staten zullen samen met de griffie het collegeprogramma 2007-2011 moeten vertalen in duidelijke opdrachten aan Gedeputeerde Staten. Duidelijk op het gebied van visie, doelstellingen en prestatie-indicatoren.

Aansturing ambtelijke top door Gedeputeerde Staten
De aansturing van de ambtelijke top door het college is een heikel punt. De afgelopen drie gedeputeerden personeel waren niet de sterkste: inhoudelijk hadden zij geen inbreng. Veel van hun verantwoordelijkheden hebben zij expliciet en impliciet overgedragen aan de ambtelijke top van de provinciale organisatie. Zowel op het gebied van de uitvoering van taken als op het gebied van HRM. Op zich hoeft dit geen probleem te zijn, maar in de provincie Noord-Holland is dit wel degelijk een probleem. De directie brengt voortdurend een boodschap over de vorm en niet over de inhoud van het beleid. De ambtelijke top ontbeert een visie over het wat en hoe het moet gebeuren. Laat staan over de aansturing van de processen die daaraan ten grondslag liggen. In de evaluatie van de reorganisatie van PricewaterhouseCoopers is dit op diverse plaatsen terug te vinden.
Curieus is de conclusie van PwC op bladzijde 32. Als winstpunt van de reorganisatie ziet PricewaterhouseCoopers (ik haal aan): ‘De rolverdeling directie-GS is verbeterd: de directie laat het college (meer) haar verantwoordelijk nemen.’ Dit is de kern van het probleem: de taakverdeling tussen het college en de provinciesecretaris. De provinciesecretaris heeft te veel verantwoordelijkheden tot zich getrokken. Het college heeft dit laten gebeuren en de afzonderlijke gedeputeerden hebben zich geconcentreerd op onderdelen van hun portefeuille die wel in hun interessesfeer liggen.

De afgelopen maanden heb ik door middel van statenvragen geprobeerd de aansturing van de ambtelijke top door het college in kaart te brengen. Uit de antwoorden op mijn vragen blijkt dat de directie door het college (en met name de gedeputeerde Personeel) niet SMART wordt aangestuurd. Het college heeft geen duidelijke opdrachten aan de ambtelijke top gegeven. Er is geen sturing aan de ambtelijke top gegeven.

Vanuit de staten zullen we het nieuwe college moeten ondersteunen in de aansturing van de provinciale organisatie en met name in de aansturing van de ambtelijke top.

Aansturing provinciale organisatie door ambtelijke top
PricewaterhouseCoopers zet terecht vraagtekens bij de aansturing van de organisatie als geheel en de onderlinge afstemming van de werkzaamheden van de directies. Zoals reeds eerder de statencommissie vaststelde in haar onderzoek over de wijze van aanbesteden bij Beheer en Uitvoering, zijn er vraagtekens te plaatsen bij het aansturen van de organisatie door de directie. Gelijksoortige conclusies heb ik getrokken uit de antwoorden op mijn vragen aan het college over de aansturing van de organisatie.

De directie is niet in staat om de provinciale taken te operationaliseren. Uit alles blijkt dat er geen visie is. Geen visie ten aanzien van de uitvoering van taken en geen visie ten aanzien van het personeelsbeheer dat nodig is om de ambtenaren zodanig te equiperen dat zij toegerust zijn voor de huidige en toekomstige taken. De gevolgen van het ontbreken van een dergelijke visie en personeelsbeleid, blijkt uit de grote hoeveelheid boventalligen waarmee we door de directie geconfronteerd zijn.

Het nieuw te vormen college zal met name haar aandacht moeten richten op het op orde brengen van de administratieve organisatie en een integraal personeelsbeleid. Een personeelsbeleid dat recht doet aan de belangen van de medewerkers die momenteel werkzaam zijn bij de provincie en het personeel dat boventallig is en thuis zit. Ook voor deze laatste groep dient een oplossing geboden te worden als is het maar wat de boventalligen vandaag voorstellen: niet ontslaan maar hun aan werk houden op basis van detacheringen. Dat is niet alleen in hun belang (uitzicht op werk vanuit een werksituatie), maar ook in het financiële belang van de provincie (beperkt houden van de kosten).

Voor de nieuwe gedeputeerde personeel ligt er een uitdaging. Een uitdaging waarin de SP die gedeputeerde wil ondersteunen.